Atunci când o companie dorește să își digitalizeze activitatea, una dintre primele întrebări este: folosim o platformă existentă sau dezvoltăm o aplicație adaptată companiei noastre?

La prima vedere, alegerea unei soluții SaaS pare varianta evidentă. Plătești un abonament, creezi conturile și începi să lucrezi. Nu trebuie să dezvolți nimic de la zero, iar furnizorul se ocupă de funcționarea și actualizarea platformei.

În foarte multe situații aceasta este, într-adevăr, alegerea potrivită.

Dar nu întotdeauna.

Pentru o companie mică sau medie, o platformă construită pentru mii de firme și zeci de scenarii diferite poate aduce mult mai multă complexitate decât este necesară pentru rezolvarea problemei reale a companiei.

Uneori, o aplicație mai simplă, construită exact în jurul modului în care lucrează firma, poate avea un cost total mai bun, poate fi mai ușor de utilizat și poate permite companiei să păstreze controlul asupra propriilor proceduri și informații.

Ce este, de fapt, un SaaS?

SaaS este prescurtarea de la Software as a Service. În termeni simpli, este o aplicație pe care nu o cumpărați și instalați în sensul tradițional, ci o utilizați ca serviciu, de regulă contra unui abonament lunar sau anual.

Sunt numeroase exemple: aplicații pentru facturare, CRM, managementul proiectelor, gestiunea clienților, programări, documente, resurse umane, vânzări sau automatizarea proceselor.

Avantajul principal este evident: produsul există deja.

În loc să investiți timp în dezvoltarea unei aplicații, vă creați un cont, configurați serviciul și începeți să îl utilizați.

Pentru procese standardizate, aceasta poate fi cea mai bună soluție. De exemplu, contabilii nu ezită nici o clipă să ia această decizie, problema lor cea mai mare este că trebuie să aleagă una din multele platforme de contabilitate existente.

Problema apare atunci când compania ta are nevoie doar de 20% din funcțiile platformei, dar trebuie să adopte aproape 100% din complexitatea ei.

Când o soluție foarte performantă devine prea complicată

Să presupunem că o companie are nevoie de o metodă mai bună pentru gestionarea ofertelor și urmărirea comenzilor.

Firma are deja un proces simplu:

cerere client → ofertă → acceptare → execuție → facturare.

O platformă comercială complexă poate introduce în acest proces lead-uri, oportunități, pipeline-uri, etape, task-uri, automatizări, campanii, scoring, dashboard-uri, permisiuni, notificări și numeroase alte concepte.

Toate acestea pot fi funcții excelente.

Dar compania respectivă poate să nu aibă nevoie de ele.

Dintr-o dată, pentru rezolvarea unei probleme relativ simple, angajații trebuie să învețe terminologia platformei, să parcurgă cursuri, să configureze zeci de opțiuni și, cel mai important, să își schimbe modul de lucru pentru a se adapta aplicației.

Aici apare o întrebare importantă:

Compania are nevoie de toate funcțiile platformei sau doar de o aplicație care să rezolve bine problema actuală?

Uneori software-ul trebuie să se adapteze companiei, nu compania software-ului

Fiecare firmă dezvoltă în timp propriul mod de lucru.

Poate că nu este identic cu procesul descris într-un manual de management, dar angajații îl cunosc, clienții sunt obișnuiți cu el și compania funcționează bine în acest mod, practic este creația companiei și a managerilor.

Introducerea unei platforme SaaS complexe poate obliga compania să își reorganizeze procesele pentru a se încadra în structura impusă de software.

În anumite situații acest lucru este benefic. O platformă matură poate introduce disciplină și proceduri mai bune.

Dar schimbarea proceselor doar pentru că „așa funcționează programul” nu reprezintă automat o îmbunătățire.

Un software personalizat poate porni exact de la fluxul existent:

Cum primiți acum o solicitare? Cine o verifică? Cine întocmește oferta? Cine o aprobă? Ce informații trebuie să vadă următorul coleg? Ce documente trebuie generate? Ce trebuie să știe managementul?

Aplicația este apoi construită în jurul acestor răspunsuri.

În loc ca firma să se adapteze programului, programul se adaptează firmei.

O interfață simplă poate valora mai mult decât 100 de funcții

Într-o companie care nu activează în domeniul IT, utilizatorii unei aplicații sunt contabili, ingineri, tehnicieni, agenți de vânzări, personal administrativ, responsabili de producție sau manageri.

Ei nu ar trebui să devină specialiști în software pentru a-și putea face meseria.

Dacă un angajat are nevoie în activitatea zilnică de cinci operațiuni, o aplicație personalizată îi poate afișa exact acele cinci operațiuni.

Nu 15 meniuri și 70 de opțiuni dintre care trebuie să învețe pe care să le ignore.

Acest lucru poate reduce semnificativ perioada de instruire și numărul greșelilor de utilizare.

Mai mult, aplicația poate utiliza chiar terminologia companiei.

Dacă în firmă un document se numește „Fișă de lucrare”, nu există neapărat un motiv pentru care angajații să învețe că în noul sistem acesta trebuie numit „Work Order”.

Software-ul bun nu este neapărat software-ul care face cele mai multe lucruri. Este software-ul care îi permite utilizatorului să facă simplu ceea ce are nevoie.

Prețul abonamentului nu este costul total al software-ului

Una dintre cele mai frecvente greșeli în compararea celor două variante este compararea directă dintre:

costul dezvoltării unei aplicații personalizate

și

abonamentul lunar al unei platforme SaaS.

Comparația este incompletă.

Compania ar trebui să analizeze costul total de operare pe o perioadă de câțiva ani.

În cazul unei platforme SaaS pot exista costuri pentru abonamentul de bază, utilizatori suplimentari, module suplimentare, spațiu de stocare, integrarea cu alte sisteme, configurare, migrarea datelor, instruirea personalului sau consultanță.

Un abonament de 30 sau 50 de euro poate părea nesemnificativ.

Dar dacă prețul este per utilizator, pentru 15 sau 30 de angajați, plătit în fiecare lună timp de cinci ani, calculul începe să arate diferit.

La acesta se adaugă timpul angajaților necesar pentru administrarea platformei și adaptarea proceselor.

Și software-ul personalizat are costuri

Ar fi însă greșit să prezentăm dezvoltarea personalizată ca pe o soluție fără dezavantaje.

O aplicație proprie presupune o investiție inițială mai mare.

Trebuie analizată, proiectată, dezvoltată și testată. Ulterior trebuie găzduită, întreținută, actualizată și protejată.

Dacă apar modificări legislative, tehnologice sau ale proceselor interne, aplicația poate necesita modificări.

Prin comparație, într-o soluție SaaS, o mare parte dintre aceste responsabilități sunt preluate de furnizor și împărțite între toți clienții platformei.

De aceea, alegerea trebuie făcută printr-un calcul realist.

Nu există regula „software-ul personalizat este mai ieftin”.

Există însă numeroase situații în care:

costul total al unei aplicații personalizate simple poate deveni mai mic decât costul utilizării timp de mai mulți ani a unei platforme SaaS mult mai complexe decât are nevoie compania.

Cât costă schimbarea modului de lucru?

Există și un cost mai greu de observat în ofertele comerciale: costul schimbării procedurilor interne.

Dacă o platformă obligă compania să schimbe modul în care angajații introduc informațiile, aprobă documentele sau comunică între departamente, această schimbare consumă timp.

  • Trebuie create proceduri noi.

  • Angajații trebuie instruiți.

  • În perioada de tranziție apar greșeli.

  • Managementul trebuie să urmărească respectarea noilor proceduri.

  • Angajații noi trebuie, la rândul lor, instruiți.

Aceste ore de muncă au un cost, chiar dacă nu apar pe factura furnizorului software.

În cazul unei aplicații personalizate, unul dintre obiective poate fi exact opusul:

digitalizăm și automatizăm procedura existentă fără să o schimbăm inutil.

Cine controlează fluxul informațiilor?

Un alt criteriu important este modul în care circulă informația prin companie.

De exemplu, o solicitare intră prin departamentul comercial, este transformată într-o ofertă, ajunge în producție, apoi la departamentul contabil și în final în arhiva companiei.

Într-o aplicație personalizată, acest circuit poate fi construit exact conform procedurii interne.

Putem stabili:

  • cine introduce informația;

  • cine o poate modifica;

  • cine trebuie să o aprobe;

  • cine poate doar să o consulte;

  • în ce moment devine disponibilă altui departament;

  • ce documente sunt generate;

  • ce operațiuni trebuie înregistrate;

  • ce informații trebuie păstrate pentru verificări ulterioare.

Compania păstrează astfel controlul asupra modului în care informația circulă și asupra regulilor după care este procesată.

Pentru anumite afaceri, această flexibilitate poate fi mult mai valoroasă decât accesul la sute de funcții suplimentare.

Ce se întâmplă cu datele companiei?

Înainte de alegerea unei soluții SaaS este important să fie clarificate și câteva întrebări practice.

  • Unde sunt stocate datele?

  • Cum pot fi exportate?

  • În ce format?

  • Ce se întâmplă dacă firma renunță la serviciu?

  • Pot fi transferate informațiile într-un alt sistem?

  • Există copii de siguranță?

  • Cât timp sunt păstrate datele?

  • Cine poate avea acces la ele?

Aceste aspecte nu înseamnă că o platformă SaaS este mai puțin sigură. Dimpotrivă, furnizorii serioși pot avea infrastructură și proceduri de securitate dificil de replicat de către o companie mică.

Problema este una de control și dependență.

Cu cât un proces important al companiei depinde mai mult de o platformă externă, cu atât trebuie înțeles mai bine ce se întâmplă dacă într-o zi compania dorește să schimbe furnizorul.

SaaS sau software personalizat?

Nu există un răspuns universal.

SaaS este o alegere foarte bună atunci când problema este standard, platforma se potrivește bine proceselor companiei, costurile sunt predictibile și funcțiile oferite sunt într-adevăr necesare.

Nu are sens, de exemplu, să dezvoltăm de la zero o aplicație doar pentru a reproduce un serviciu standard disponibil deja la un cost foarte bun.

Software-ul personalizat începe să devină interesant atunci când modul de lucru al companiei este suficient de specific, când platformele existente sunt mult prea complexe sau când adaptarea companiei la acestea ar genera costuri și dificultăți disproporționate.

Este cu atât mai relevant atunci când aplicația respectivă susține un proces important sau chiar un avantaj competitiv al firmei.

Începeți cu problema, nu cu produsul software

Înainte de a cumpăra o platformă sau de a solicita dezvoltarea unei aplicații, merită făcut un exercițiu simplu.

Nu începeți cu:

„Avem nevoie de un CRM.”

Începeți cu:

„Ce problemă încercăm să rezolvăm?”

Poate problema reală este că

  • ofertele se pierd.

  • managementul nu știe în ce stadiu se află lucrările.

  • aceleași informații sunt introduse de trei ori în trei fișiere diferite.

  • documentele circulă prin e-mail și nimeni nu mai știe care este ultima versiune.

Odată identificată problema reală se pot compara mult mai corect opțiunile.

Uneori răspunsul va fi alegerea unei platforme SaaS existente. Alteori va fi o combinație între mai multe servicii. Iar în anumite situații, o aplicație personalizată, simplă și construită exact pentru procesul companiei poate fi soluția mai eficientă.

Software-ul trebuie să simplifice activitatea companiei

Digitalizarea nu ar trebui să însemne introducerea unui nou strat de complexitate.

Scopul unui sistem informatic este să reducă munca repetitivă, să limiteze greșelile, să facă informația mai ușor de găsit și să permită companiei să își controleze mai bine activitatea.

De aceea, atunci când comparați o platformă SaaS cu dezvoltarea unei soluții personalizate, nu comparați doar prețurile afișate.

Analizați costul total pe termen lung, timpul necesar instruirii personalului, schimbările impuse procedurilor interne, ușurința în utilizare, controlul asupra datelor și libertatea de a modifica sistemul pe măsură ce firma evoluează.

Cea mai bună soluție nu este cea care are cele mai multe funcții.

Este cea care rezolvă problema companiei cu cea mai mică complexitate posibilă și cu un cost total justificat pe termen lung.