Tehnologia face parte din activitatea oricărei companii. Angajații trebuie să știe să o folosească.

În ziua de azi nu doar companiile din IT sunt afectate de problemele de securitate informatică. Orice firmă chiar și din domenii fără legătură cu IT-ul, precum construcții, producție, cabinete de servicii profesionale sau companii de distribuție utilizează zilnic site-uri web, servicii de e-mail, aplicații de gestiune, servicii cloud, trimit documente pe care le partajează cu clienții lor, postează pe rețele sociale, folosesc zilnic telefoane mobile și diferite platforme online.

Securitatea datelor firmei dvs. este practic la fel de bună precum este nivelul de cunoștințe al celui mai slab pregătit om din firmă, veriga cea mai slabă a lanțului de angajați care au acces la datele sensibile.

De multe ori, însă, angajații care folosesc aceste instrumente nu au pregătire IT și nu cunosc procedurile de securitate cibernetică “actualizate” deși sunt nevoiți să folosească zilnic aceste tehnologii pentru a-și desfășura activitatea normală. Pentru ca aceștia să poată lucra eficient și pentru a nu expune accidental informațiile sensibile ale firmei este însă nevoie de un minim de instruire și de conștientizare a potențialelor probleme de securitate cu care s-ar putea confrunta, astfel încât în momentul în care sunt puși în fața unei astfel de situații să știe exact ce au de făcut.

Am putea face o analogie cu purtarea centurii de siguranță atunci când conducem un autovehicul sau cunoașterea metodelor de prevenire și stingere a incendiilor. Nu purtăm centura ca să scăpăm de amendă sau pentru că “așa trebuie“ ci pentru a ne ajuta în cazul în care am fi implicați într-un accident, iar procedurile legate de stingerea incendiilor trebuie să fie cunoscute pentru a ști cum să acționam daca ar fi cazul. La fel și instruirea IT & securitate informatică, ajută firma să prevină posibile incidente de securitate.

Organizăm sesiuni de instruire și workshop-uri adaptate activității companiei, în care explicăm tehnologia într-un limbaj accesibil și pornind de la situațiile reale cu care angajații se întâlnesc în activitatea de zi cu zi.

De la utilizarea site-ului companiei până la protejarea datelor confidențiale

Un angajat poate primi responsabilitatea de a actualiza informațiile de pe site, de a publica pe Facebook sau LinkedIn, de a răspunde mesajelor clienților sau de a gestiona documente și conturi online.

Un alt angajat poate lucra de acasă sau de pe teren și trebuie să acceseze de pe laptop sau telefon informații interne ale companiei.

În toate aceste situații apar întrebări aparent simple, dar importante:

Unde trebuie păstrate parolele? Este sigur să accesăm conturile firmei de pe telefonul personal? Putem utiliza orice rețea Wi-Fi? Unde stocăm documentele companiei? Cui putem trimite un anumit fișier? Cum recunoaștem un e-mail fals? Ce facem dacă primim un link suspect? Cum verificăm dacă persoana care solicită anumite informații este într-adevăr cine pretinde că este?

O singură decizie greșită poate transforma o situație banală într-un incident de securitate.

De aceea, securitatea informatică nu trebuie să fie doar responsabilitatea administratorului IT. Fiecare persoană care are acces la datele și sistemele companiei face parte din mecanismul de protecție al acestora.

Workshop-uri construite în jurul activității reale a companiei

Nu propunem cursuri generale de informatică și nici prezentări tehnice greu de aplicat în activitatea zilnică.

Înaintea instruirii analizăm instrumentele utilizate în companie, tipurile de informații gestionate și situațiile în care angajații interacționează cu acestea.

În funcție de necesități, workshop-urile pot include:

• utilizarea corectă a aplicațiilor și platformelor interne;

• administrarea conținutului site-ului companiei;

• publicarea și gestionarea conținutului pe rețelele sociale;

• organizarea, stocarea și partajarea documentelor;

• utilizarea eficientă și automatizarea prelucrării datelor;

• reguli pentru parole și conturi cu acces restricționat;

• utilizarea în siguranță a e-mailului companiei;

• identificarea mesajelor de phishing, spoofing și a altor tentative de fraudă;

• verificarea linkurilor, documentelor și solicitărilor primite prin e-mail;

• utilizarea în siguranță a conexiunilor la internet;

• accesarea sistemelor companiei din afara sediului;

• utilizarea laptopurilor, telefoanelor și tabletelor personale pentru activități profesionale;

• protejarea informațiilor confidențiale;

• gestionarea accesului la conturile și serviciile companiei;

• bune practici privind backup-ul și recuperarea informațiilor;

• utilizarea responsabilă a serviciilor cloud și a instrumentelor AI;

• identificarea situațiilor care trebuie raportate administratorului sau conducerii companiei.

Conținutul poate fi adaptat separat pentru management, personal administrativ, vânzări, marketing sau angajații care lucrează pe teren.

Securitatea informatică explicată oamenilor care nu lucrează în IT

Atacurile informatice nu încep întotdeauna prin exploatarea unei vulnerabilități tehnice.

Uneori este mult mai simplu să fie convins un angajat să deschidă un document, să acceseze un link sau să comunice datele de autentificare.

Un mesaj poate părea trimis de un client cunoscut. O solicitare urgentă poate părea venită de la administratorul companiei. O factură atașată unui e-mail poate părea perfect legitimă.

Angajații trebuie să învețe ce semnale trebuie să urmărească și ce trebuie să facă atunci când au dubii.

În cadrul workshop-urilor putem analiza exemple concrete de phishing, spoofing, tentative de obținere a parolelor, facturi false, pagini de autentificare imitate sau alte metode de inginerie socială.

Scopul nu este transformarea angajaților în specialiști în securitate informatică, ci formarea unor reflexe simple:

Oprește-te. Verifică. Nu oferi acces sau informații înainte să fii sigur. Cere ajutor atunci când situația este neclară.

Mai puține operațiuni manuale. Mai puține greșeli.

Instruirea nu trebuie privită doar din perspectiva securității.

În multe companii există activități repetitive care consumă zilnic timp: informații copiate manual între aplicații, fișiere Excel completate în mai multe locuri, rapoarte realizate manual, documente trimise succesiv între colegi sau aceleași informații introduse în sisteme diferite.

Uneori problema nu este lipsa unui program informatic, ci faptul că instrumentele deja existente nu sunt utilizate la adevăratul lor potențial.

Putem analiza aceste procese împreună cu angajații și identifica modalități mai eficiente de lucru, de la funcții existente în aplicațiile utilizate până la automatizarea anumitor operațiuni de prelucrare a datelor.

Pentru companii care fac altceva decât IT

Serviciul nostru se adresează în special companiilor în care tehnologia este un instrument de lucru, nu obiectul principal de activitate.

Construcții. Producție. Distribuție. Servicii. Agricultură. Transport. Birouri profesionale. Organizații și asociații.

O companie poate avea zece, cincizeci sau câteva sute de angajați fără să aibă nevoie de propriul departament IT.

Dar dacă acești angajați utilizează e-mailul companiei, accesează documente interne, introduc date într-o aplicație, administrează un site sau folosesc telefoanele pentru a accesa informații profesionale, modul în care utilizează tehnologia influențează direct eficiența și siguranța companiei.

Instruire adaptată sistemelor pe care le utilizați deja

Nu există un workshop identic pentru toate companiile.

Pornim de la infrastructura și modul dumneavoastră de lucru: ce aplicații utilizați, unde sunt stocate informațiile, cine are acces la ele, cum lucrează angajații și unde apar cele mai frecvente dificultăți.

Pe baza acestei analize putem construi un program de instruire concentrat exact asupra situațiilor relevante pentru echipa dumneavoastră.

Nu trebuie ca angajații dumneavoastră să devină specialiști IT.

Trebuie însă să știe cum să utilizeze corect instrumentele pe care compania le pune la dispoziție, cum să lucreze mai eficient și cum să recunoască situațiile în care o simplă acțiune poate pune în pericol datele companiei.

Pregătiți echipa pentru modul în care se lucrează astăzi

Digitalizarea unei companii nu înseamnă doar achiziția unor programe și servicii.

Înseamnă și pregătirea oamenilor care trebuie să le folosească.

Dacă doriți să îmbunătățiți modul în care angajații utilizează sistemele informatice ale companiei, putem analiza împreună procesele actuale și putem construi un workshop practic, adaptat activității, instrumentelor și nivelului de pregătire al echipei dumneavoastră.